Ile kosztuje licencja transportowa: opłaty urzędowe i reszta kosztów

Licencja transportowa, czyli licencja wspólnotowa na międzynarodowy zarobkowy przewóz rzeczy, kosztuje 4 000 zł przy okresie ważności do 5 lat i 8 000 zł przy okresie od 5 do 10 lat. Do tej kwoty dochodzi opłata za wypis na każdy pojazd oraz, w większości nowych firm, opłata za zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Wszystkie stawki określa jedno rozporządzenie i nie zmieniły się od 2020 r.

Opłaty urzędowe są jednak tylko częścią rachunku. Wpis zestawia wszystkie wydatki, które pojawiają się przy uzyskaniu licencji i w trakcie jej ważności: certyfikat kompetencji zawodowych, zdolność finansową, dokumenty do wniosku, opłaty za zmiany i wtórniki. Na końcu są przykładowe wyliczenia dla firm z jednym i trzema pojazdami.

Z czego składa się koszt licencji transportowej?

Koszt licencji można podzielić na trzy grupy. Pierwsza to opłaty urzędowe wpłacane na konto Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego: za zezwolenie, licencję i wypisy. Druga to koszt spełnienia warunków dostępu do zawodu z art. 3 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009, czyli kompetencji zawodowych, zdolności finansowej, dobrej reputacji i siedziby z bazą eksploatacyjną. Trzecia to opłaty, które pojawiają się później: za dopisanie pojazdów, zmiany danych, wtórniki i przedłużenie licencji.

Pierwsza grupa jest stała i łatwa do policzenia. Druga zależy od sytuacji firmy: właściciel z certyfikatem i sprawozdaniem finansowym pokazującym wymagany kapitał nie poniesie w niej prawie żadnych wydatków, a nowa jednoosobowa działalność bez certyfikatu poniesie ich najwięcej. Pełną listę wymogów opisuje strona warunki i dokumenty.

Opłaty urzędowe za licencję, wypisy i zezwolenie

Stawki określa rozporządzenie w sprawie wysokości opłat za czynności administracyjne związane z wykonywaniem przewozu drogowego. Paragraf 3 ustala opłatę za licencję wspólnotową na przewóz rzeczy, a § 2 ust. 2 opłatę za zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Te same kwoty podaje GITD na stronie wniosku LR1.

Źródło: § 2 ust. 2, § 3 ust. 1, § 4, § 5 i § 9 rozporządzenia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1220), GITD, stan na 13.11.2026.

Opłata za wypis wynika z dwóch przepisów. Za pojazd zgłoszony we wniosku o licencję rozporządzenie dolicza 10% opłaty podstawowej (§ 4) i 1% za sam wypis (§ 5 ust. 1). Za pojazd dopisywany później pobiera się od razu 11% (§ 5 ust. 2). W obu przypadkach wychodzi 440 zł albo 880 zł, więc kolejność zgłaszania pojazdów nie wpływa na wysokość opłaty.

Licencję wspólnotową wydaje się wyłącznie firmie, która ma zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Firma bez zezwolenia składa jeden wniosek LR1 o oba uprawnienia i dolicza 1 000 zł. Wpłatę kieruje się na rachunek GITD w NBP, a w tytule przelewu podaje NIP i cel opłaty. Jedna wpłata może dotyczyć tylko jednego wniosku.

Opłaty są identyczne dla ciężarówek i dla busów powyżej 2,5 t do 3,5 t. Szczegóły dotyczące lekkich pojazdów opisuje wpis o licencji na busa do 3,5 t.

Licencja na 5 czy na 10 lat: co wychodzi taniej?

Stawki za licencję dziesięcioletnią są dokładnie dwa razy wyższe niż za pięcioletnią, a przedłużenie ważności kosztuje tyle samo co udzielenie licencji (§ 9 rozporządzenia). W przeliczeniu na rok obie wersje kosztują więc tyle samo: 800 zł za licencję i 88 zł za wypis na pojazd. Wybór okresu nie daje oszczędności, zmienia tylko moment wydatku.

Różnica pojawia się przy opłatach naliczanych procentowo. Zmiana licencji, wypis wydany przy zmianie i wtórnik liczy się od opłaty podstawowej odpowiedniej dla okresu ważności posiadanej licencji (§ 5 ust. 5). Przy licencji na 10 lat każda zmiana adresu czy nazwy kosztuje więc dwa razy więcej. Firma, która dopiero startuje i spodziewa się przeprowadzki lub zmiany formy prawnej, zwykle wybiera okres do 5 lat.

Ile kosztuje certyfikat kompetencji zawodowych?

Licencję może uzyskać firma, w której osoba zarządzająca transportem ma certyfikat kompetencji zawodowych. Egzamin przeprowadza Instytut Transportu Samochodowego, a opłaty ustala § 26 tego samego rozporządzenia.

Źródło: § 26 rozporządzenia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1220), stan na 13.11.2026.

Do opłat egzaminacyjnych zwykle dochodzi kurs przygotowawczy. Jego cena nie jest regulowana i zależy od formy zajęć, dlatego oferty zestawia osobny wpis o kursach na certyfikat kompetencji zawodowych.

Firma, w której nikt nie ma certyfikatu, może wyznaczyć zarządzającego transportem na podstawie umowy (art. 7c ustawy o transporcie drogowym). Wtedy zamiast jednorazowych 800 zł pojawia się stałe miesięczne wynagrodzenie zarządzającego. Taka osoba musi faktycznie kierować przewozami i może obsługiwać najwyżej czterech przedsiębiorców i 50 pojazdów łącznie. Zasady opisuje wpis o zarządzającym transportem na umowę, a zakres usługi strona zarządzający transportem.

Zdolność finansowa: ile trzeba wykazać i ile to kosztuje?

Zdolność finansowa nie jest opłatą wnoszoną do urzędu. Art. 7 rozporządzenia 1071/2009 wymaga, żeby firma dysponowała kapitałem i rezerwami w określonej wysokości przez cały okres działalności. Kwoty zależą od składu floty.

Źródło: art. 7 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1071/2009; kurs euro podany przez GITD na stronie wniosku LR1, stan na 13.11.2026.

Firma działająca od kilku lat może pokazać wymagany kapitał w sprawozdaniu finansowym i wtedy nie ponosi żadnego dodatkowego kosztu. Nowa firma zwykle nie ma jeszcze sprawozdania, dlatego korzysta z gwarancji bankowej albo ubezpieczenia, w tym ubezpieczenia odpowiedzialności zawodowej, które dopuszcza art. 7 ust. 2 rozporządzenia. Kosztem jest wtedy składka albo prowizja banku, a nie cała kwota zdolności. Wysokość składki ustala ubezpieczyciel indywidualnie, dlatego warto zebrać kilka ofert.

Wymaganą kwotę dla konkretnej floty można policzyć w kalkulatorze zdolności finansowej. Pamiętaj, że każdy dopisany pojazd podnosi wymaganą kwotę, więc polisę trzeba zwiększyć przed złożeniem wniosku o kolejny wypis.

Drobne koszty dokumentów do wniosku

Do wniosku LR1 trzeba dołączyć informację z Krajowego Rejestru Karnego dla przedsiębiorcy, każdej osoby uprawnionej do reprezentacji i osoby zarządzającej transportem. Według Krajowego Rejestru Karnego informacja o osobie kosztuje 30 zł przy wniosku papierowym i 20 zł przy wniosku elektronicznym. Spółka z dwoma członkami zarządu i zewnętrznym zarządzającym zapłaci więc za same zaświadczenia od 60 do 90 zł.

Jeśli dokumenty podpisuje i składa pełnomocnik, trzeba uiścić 17 zł opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Kwotę i rachunek podaje GITD przy wnioskach LR1 i LR8. Do tego dochodzi koszt wysyłki dokumentów, jeśli wniosek idzie w formie papierowej.

Opłaty po uzyskaniu licencji: nowe pojazdy, zmiany i wtórniki

Po wydaniu licencji koszty pojawiają się przy każdej zmianie. Firma ma obowiązek zgłaszać zmiany danych w licencji, a za niezgłoszenie zmiany w terminie taryfikator z załącznika nr 3 do ustawy o transporcie drogowym przewiduje 800 zł kary za każdą zmianę (lp. 1.5). Opłata za zmianę jest więc zwykle niższa niż kara za jej pominięcie.

Źródło: § 5–8 rozporządzenia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1220); stawka liczona od opłaty za udzielenie licencji (4 000 zł albo 8 000 zł) lub zezwolenia (1 000 zł), stan na 13.11.2026.

Zmiana adresu siedziby przy trzech pojazdach i licencji pięcioletniej kosztuje 400 zł za zmianę licencji i 3 × 200 zł za nowe wypisy, razem 1 000 zł. Przy licencji dziesięcioletniej ta sama zmiana kosztuje 2 000 zł. Jeśli przeprowadzka zmienia organ właściwy, opłata jest taka sama jak za zmianę (§ 7 rozporządzenia).

Policzymy opłaty urzędowe, zdolność finansową i koszt zarządzającego dla Twojej floty i przygotujemy komplet dokumentów do GITD. Zamów wycenę

Przykładowe wyliczenia dla małej firmy

Poniższe zestawienie pokazuje same opłaty urzędowe dla firmy, która nie ma jeszcze zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika. Nie obejmuje kosztu polisy, kursu ani wynagrodzenia zarządzającego, bo te kwoty ustalają rynek i umowy, a nie przepisy.

Źródło: wyliczenia na podstawie stawek z rozporządzenia (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1220), stan na 13.11.2026.

Firma z trzema ciężarówkami musi dodatkowo wykazać zdolność finansową 19 000 € (9 000 € i dwa razy 5 000 €), czyli około 80 900 zł. Zestawienie opłat w formie cennika jest też na stronie koszty licencji, a warunki dla ciężkich pojazdów opisuje strona licencja na transport międzynarodowy.

Koszty, o których przewoźnicy zapominają

Część wydatków nie wynika z rozporządzenia o opłatach, ale pojawia się razem z licencją. Najważniejsza jest baza eksploatacyjna: art. 5 rozporządzenia 1071/2009 wymaga siedziby z lokalem, w którym przechowuje się dokumenty, i bazy z odpowiednim wyposażeniem. Firma bez własnego placu ponosi koszt najmu.

Pojazdy w transporcie międzynarodowym muszą wracać do bazy w kraju siedziby co najmniej raz na osiem tygodni. Od 1 lipca 2026 r. także pojazdy powyżej 2,5 t w transporcie międzynarodowym i kabotażu muszą mieć tachograf inteligentny drugiej generacji, co w przypadku busów oznacza koszt montażu i obsługi danych. Szczegóły zawiera wpis o tachografie w busie do 3,5 t.

Ostatnią pozycją jest coroczna sprawozdawczość: przewoźnik składa do 31 marca oświadczenie o liczbie zatrudnionych i informację o średniej liczbie kierowców (art. 7a ust. 8 ustawy) oraz musi utrzymywać zdolność finansową przez cały okres ważności licencji. Polisę trzeba więc odnawiać co roku, a nie tylko przy składaniu wniosku.

Podsumowanie

Opłaty urzędowe za licencję transportową są stałe: 4 000 zł za licencję do 5 lat albo 8 000 zł na 5–10 lat, 440 zł albo 880 zł za wypis na pojazd i 1 000 zł za zezwolenie, jeśli firma go nie ma. Przy jednym pojeździe daje to 5 440 zł, przy trzech 6 320 zł. Licencja dziesięcioletnia nie jest tańsza w przeliczeniu na rok, za to podwaja koszt każdej późniejszej zmiany. Pozostałe wydatki zależą od sytuacji firmy: certyfikat kompetencji to 800 zł opłat, a brak certyfikatu oznacza wynagrodzenie zarządzającego. Zdolność finansowa wymaga polisy, gwarancji albo kapitału w sprawozdaniu. Przed złożeniem wniosku policz wszystkie trzy grupy kosztów, a nie tylko opłatę za samą licencję wspólnotową.